Melhoria do processo de prestação de contas dos projetos acadêmicos geridos pela FUNPEC: uma proposta à luz do LeanOffice

Supporting foundations are private nature institutions that established relations with federal higher education institutions, since the enactment of Law No. 8,958 of December 20, 1994, as a way of supporting projects that assist the realization of their core activity (teaching-research and extens...

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Detalhes bibliográficos
Autor principal: Silva Neto, José Teles da
Outros Autores: Gurgel, André Morais
Formato: Dissertação
Idioma:pt_BR
Publicado em: Universidade Federal do Rio Grande do Norte
Assuntos:
Projetos acadêmicos
Prestação de contas
Lean-office
Fluxo de valor
Endereço do item:https://repositorio.ufrn.br/handle/123456789/30340
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Silva Neto, José Teles da
Melhoria do processo de prestação de contas dos projetos acadêmicos geridos pela FUNPEC: uma proposta à luz do LeanOffice
description Supporting foundations are private nature institutions that established relations with federal higher education institutions, since the enactment of Law No. 8,958 of December 20, 1994, as a way of supporting projects that assist the realization of their core activity (teaching-research and extension). The Federal University of Rio Grande do Norte – (UFRN) has FUNPEC – Norte-Rio-Grandense Foundation for Teaching Research and Culture as a partner foundation that supports it in the administrative/financial management of 154 current academic projects, in 2020, having an amount of transacted resources of approximately 569 million Reais. Within this context, the university has been working to modernize its processes and sougth through the joitn efforts of various departments, to improve its workflows, to provide more agility and to reduce bureaucracy. Therefore, the present work aims to develop a proposal to improve the accountability process of academic projects managed by FUNPEC in the light of concepts related to lean-office, bringing with it the ideal of “lean production” in a manufacturing environment for the administrative context, in order to mitigate or eliminate waste, using as a main tool the flow Value Stream Mapping (VSM), discussing which processes steps either add or not value and which are really necessary, and from there, proposing improvements and a reducing operational bottlenecks, through kaizen events. This study is descriptive, is has a qualitative approach nature and, with regard to the procedures, it adopts the study case research. In relation to data collection instruments, documentary research was used in the Coordination involved in the process, as well as the use of the focus group methodology to understand all stages of the process, synthesizing the data through Bardin’s content analysis (2011). After these steps, it was verified that the process has waste related to waiting, unnecessary movement, stock and defects, which make it inefficient and hinder its progress. That said, a mapping of the value flow in a future state and an action plan aiming continuous improvement, with immediate applicability in the perception of analysts, have been proposed. Thus, the present work sought to contribute to a better fluidity of the accountability process, as well as to improve the quality and reliability of the information contained therein.
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Within this context, the university has been working to modernize its processes and sougth through the joitn efforts of various departments, to improve its workflows, to provide more agility and to reduce bureaucracy. Therefore, the present work aims to develop a proposal to improve the accountability process of academic projects managed by FUNPEC in the light of concepts related to lean-office, bringing with it the ideal of “lean production” in a manufacturing environment for the administrative context, in order to mitigate or eliminate waste, using as a main tool the flow Value Stream Mapping (VSM), discussing which processes steps either add or not value and which are really necessary, and from there, proposing improvements and a reducing operational bottlenecks, through kaizen events. This study is descriptive, is has a qualitative approach nature and, with regard to the procedures, it adopts the study case research. In relation to data collection instruments, documentary research was used in the Coordination involved in the process, as well as the use of the focus group methodology to understand all stages of the process, synthesizing the data through Bardin’s content analysis (2011). After these steps, it was verified that the process has waste related to waiting, unnecessary movement, stock and defects, which make it inefficient and hinder its progress. That said, a mapping of the value flow in a future state and an action plan aiming continuous improvement, with immediate applicability in the perception of analysts, have been proposed. Thus, the present work sought to contribute to a better fluidity of the accountability process, as well as to improve the quality and reliability of the information contained therein. As Fundações de apoio são instituições de natureza privada, que a partir da edição da Lei nº 8.958 de 20 de dezembro de 1994 estabeleceram relações com as instituições federais de ensino superior como forma de dar apoio a projetos que auxiliem a concretização da sua atividade-fim (ensino-pesquisa e extensão). A Universidade Federal do Rio Grande do Norte – (UFRN) tem como sua fundação parceira a FUNPEC – Fundação Norte-Rio-Grandense de Ensino Pesquisa e Cultura que a apoia na gestão administrativa/financeira de 154 projetos acadêmicos vigentes, nesse ano de 2020, tendo um volume de recursos transacionados de aproximadamente 569 milhões de reais. Dentro desse contexto, a universidade tem trabalhado na modernização dos seus processos e buscado através dos esforços conjuntos de vários departamentos, melhorar seus fluxos de trabalho, dar mais agilidade e reduzir a burocracia. Diante disso, o presente trabalho tem objetivo desenvolver uma proposta de melhoria do processo de prestação de contas dos projetos acadêmicos geridos pela FUNPEC à luz dos conceitos relacionados ao lean-office, trazendo consigo ideais da “produção enxuta” em ambiente fabril para o contexto administrativo, com o intuito de mitigar ou eliminar desperdícios, utilizando como ferramenta principal o mapeamento de fluxo que valor (MFV), discutindo quais etapas do processo agregam valor, não agregam valor, mas são necessárias e quais atividades não agregam valor, para a partir daí efetuar a proposição de melhorias e a diminuição dos gargalos operacionais, através de eventos kaizen. Este estudo é descritivo, quanto à sua natureza é de uma abordagem qualitativa e no tocante aos procedimentos adota o estudo de caso. Com relação aos instrumentos de coleta de dados, usou-se da pesquisa documental na Coordenadoria envolvida no processo, bem como a utilização da metodologia do grupo focal para compreensão de todas as etapas do processo, sintetizando os dados por meio da análise de conteúdo de Bardin (2011). Após essas etapas, foi verificado que o processo possui desperdícios relacionados a espera, movimentação desnecessária, estoque e defeitos, que o deixam pouco eficiente e dificultam o andamento do mesmo. Diante desses desperdícios, foi proposto um mapeamento do fluxo de valor em estado futuro e um plano de ação com o objetivo de melhoria contínua, com aplicabilidade imediata na percepção dos analistas. Dessa forma, o presente trabalho buscou contribuir para uma maior fluidez do processo de prestação de contas, bem como melhoria na qualidade e confiabilidade das informações nele contidas. 2020-10-08T23:30:04Z 2020-10-08T23:30:04Z 2020-08-31 masterThesis SILVA NETO, José Teles da. Melhoria do processo de prestação de contas dos projetos acadêmicos geridos pela FUNPEC: uma proposta à luz do LeanOffice. 2020. 97f. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão de Processos Institucionais) - Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes, Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Natal, 2020. https://repositorio.ufrn.br/handle/123456789/30340 pt_BR Acesso Aberto application/pdf Universidade Federal do Rio Grande do Norte Brasil UFRN PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS

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